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La fonction relation presse au sein des organisations

La relation presse est une fonction essentielle dans une stratégie de communication.

La communication est un facteur clé de performance pour bon nombre d'organisations. En effet, sous les contraintes de fortes mutations sociotechnologiques, il est important de faire voir ses actions et activités à la plus grande masse. Divers outils existent depuis bon nombre d'années afin d'animer la présence d'une organisation dans la société. Il n'est pas rare de remarquer la présence de ces organisations et surtout des entreprises sur plusieurs évènements culturels, sportifs et autres. Toutefois, il est toujours recherché un meilleur élargissement du public visé. Ainsi, les actions menées dans le cadre des relations publiques doivent pouvoir être relayées à la plus grande masse afin de gagner en notoriété. Le rôle d'un service de relation de presse en trouve son essence en ce sens qu'il devra servir d'intermédiaire entre l'entreprise et les mass-médias. À l'ère de l'expansion exponentielle du numérique, la relation presse devient une variable très complexe à gérer puisqu'elle ne se limite plus à la presse physique, mais s'étend également à toute la toile. Construire une stratégie optimisée de relation presse est donc un travail auquel l'entreprise devra s'habituer.

Le concept de relation presse

La relation presse regroupe toutes les techniques qui permettent de faire diffuser efficacement l'action de l'entreprise par les organes de presse. Il s'agit donc d'une mise en relation de l'entreprise avec les organismes qui sont porteurs de l'information. À cet effet, la notion de presse prend une tournure particulière sous l'effet de l'expansion du numérique. En effet, on ne peut plus réduire la presse au simple regroupement de journalistes diffusant de l'information. Le développement de la toile a fait naître également les organes de presse numériques qui jouent un rôle prépondérant dans la diffusion de l'information. Une stratégie de relation presse à l'ère moderne devra forcément intégrer cet aspect de la question pour viser une meilleure efficacité.

Les chargés de presse ou agence de presse

Afin de prendre en charge cette fonction de mise en relation, il faut dire que certaines organisations intègrent en leur sein un service dont la fonction essentielle est de servir la communication de l'organisation aux médias. C'est d'ailleurs le rôle du chargé de presse. Toutefois, une externalisation de cette fonction est possible lorsque l'on vise une meilleure gestion de ladite fonction de soutien ou lorsqu'on cherche à mieux se concentrer sur le cœur du métier de l'entreprise. Ainsi, il existe désormais plusieurs agences spécialisées qui se chargent de vous fournir un service taillé sur mesure afin d'optimiser la communication aux médias. Ces structures sont assez fréquentes et se trouvent être des spécialistes dans le domaine. Compte tenu de leur efficacité, il est normal de voir plusieurs organisations se tourner vers ces spécialistes souvent dans une double optique : efficacité et réduction des coûts.

Pourquoi investir dans la relation presse ?

La visibilité est une quête constante des entreprises qui sont soumises à un univers de forte concurrence. En effet, il faut faire parler de soi afin de rester présent sur le marché de la concurrence et ne pas perdre ses clients. Les relations publiques permettent de mettre en place cette harmonie et ce lien de présence avec le public. Toutefois, la relation de presse est indispensable pour assurer une meilleure visibilité des actions opérées par l'organisation. Ainsi, l'avantage principal que vous tirez de l'établissement d'une fonction de mise en relation avec la presse est l'amélioration de la visibilité de votre organisation à tous les niveaux.

Aussi, le fait qu'un organe de presse réputé puisse parler de votre entreprise apporte de la notoriété à cette dernière. Il s'agit d'un gage de confiance que le public aura compte tenu de l'image de marque de la presse qui parle de vous. Vous optez donc pour une stratégie gagnante envers de potentiels clients qui découvrent à travers votre présence dans de « bonnes » presses, la qualité de vos activités, vos produits ou encore vos services. En effet, on observe que la crédibilité accordée à tel ou tel produit ou service dépend de là où l'on en a entendu parler. Ainsi, il est possible d'élargir votre clientèle durablement si vous décidez de faire de la presse votre alliée.

En outre, vous devez savoir qu'investir dans les relations presse n'est pas similaire à de la publicité brute. En effet, cette stratégie vous permet de faire parler de vous souvent à moindre coût. Il s'agit simplement d'axer sa communication sur des articles informatifs bien rédigés. Lorsque ce travail est correctement réalisé, vous pourrez aisément bénéficier d'une forte présence dans certains organes de presse. De même, cette forme de communication est plutôt économique puisqu'elle nécessite plus de ressources temps que de ressources financières.

Les outils d'une campagne de relation presse

Entretenir un lien avec la presse nécessite d'avoir recours à divers outils pour s'assurer de la transmission efficace de l'information. Dans ce domaine, il faut dire que le communiqué de presse est le principal outil utilisé pour faire passer les messages. En effet, il s'agit d'un texte que l'on rédige soit même (ou par un professionnel spécialisé) et que l'on peut transmettre directement aux journalistes ou aux organes de presse ciblés pour diffusion. Le principal intérêt d'un tel mode de communication est que vous pourrez moduler le communiqué de manière qu'il puisse révéler fidèlement le message que vous voulez transmettre. C'est également un moyen de diffusion massif de votre information sans pour autant exiger une spécificité par organe de presse.

Toujours dans le cadre de la relation presse, la conférence de presse est également un outil prisé pour faire passer des messages aux journalistes. En effet, même si cela exige un budget un peu plus important, il ne faut pas négliger l'impact que revêt l'organisation d'une conférence de presse. Il s'agira d'un moment d'échange avec divers organes de presse afin de faire passer un message relatif à un sujet spécifique et surtout primordial pour l'organisation. De même, il faut souligner qu'une conférence de presse présente un intérêt certain de diffusion. Les journalistes qui prennent la peine de se déplacer pour un tel évènement ne délaisseront pas le fait d'en parler dans leurs organes respectifs.

Si vous optez pour plus de singularité dans la diffusion de votre communication, vous pourrez faire recours à l'interview. Autour d'un café ou dans un cadre convivial, vous pourrez réaliser une séance d'échange avec un journaliste pour l'informer sur un sujet particulier. Cette méthode beaucoup plus contrôlable est utile pour faire relayer des informations, opinions, avis, commentaires et perspectives relatifs à l'organisation.

Comment mettre en place une fonction relation de presse ?

Avant l'élaboration de toute stratégie de relation de presse, il est primordial de procéder à une étude minutieuse des problèmes en présence. La mise en place d'une telle stratégie doit pouvoir être la réponse à un problème précis et déterminé. Vous devez donc identifier correctement l'étendue de ces problèmes afin de ne pas rater les bases de l'élaboration de la fonction relation de presse. De même, l'étude du présent doit permettre d'identifier les atouts dont dispose déjà l'organisation, de même que les faiblesses qui peuvent la handicaper. Ce travail réalisé en amont permettra de prévenir les différentes disconvenues qui peuvent naître suite à la mise en place de la relation de presse.

Aussi, la stratégie de relation de presse est un déploiement de ressources sur le long terme. Pour cela, il est indispensable de la faire suivre de la définition d'un certain nombre d'objectifs qui doivent être à la fois :

  • spécifiques ;
  • mesurables ;
  • accessibles ;
  • réalisables, et ;
  • temporels.

Il est utile de s'assurer que les objectifs définis pourront répondre à ces différentes caractéristiques afin que leur efficacité soit certaine. Le fait de se fixer des objectifs permet de savoir où l'on va et évite de manœuvrer à l'aveuglette. À terme, vous pourrez donc mieux comparer les résultats obtenus à vos objectifs préétablis.

Une fois tous les objectifs bien définis, il est important d'identifier les organes de presse qui vous seront profitables. En effet, vous n'êtes pas sans savoir que ces derniers contribuent à la qualité de la diffusion de votre message. Ainsi, il devient primordial d'accorder un grand soin dans le choix de ces organes afin d'optimiser la stratégie de relation de presse. Il est forcément préférable d'opter pour des organes de presse avec une certaine notoriété afin de bénéficier de la réputation de cet organe. De même, un organe de presse avec une forte audience vous permet assurément de toucher un public beaucoup plus important qu'un organe de presse avec une faible audience.

L'élaboration du message à transmettre à la presse, de même que les outils à utiliser pour transmettre ce message ne sont pas à négliger non plus. En effet, il faut faire preuve d'une grande finesse dans la rédaction des communiqués ou autres messages à adresser à la presse. Il s'agit d'un point déterminant dans la relation de presse. Ces messages devront être percutants afin de toucher le public cible et d'aborder les points cruciaux à l'atteinte des objectifs visés. De même, l'utilisation des outils de la relation de presse devra se faire dans un bon timing. En effet, il faut savoir faire recours au bon outil au bon moment. Il s'agit de faire intervenir la relation de presse au lancement d'un nouveau produit ou d'un nouveau service, dans une période de crise ou même au cours d'une phase d'expansion de l'entreprise. Le choix du bon timing relèvera des compétences du chargé de presse.

En outre, l'efficacité d'une stratégie de relation de presse dépendra non seulement des compétences qui y sont associées, mais aussi du budget qui y est alloué. Ce dernier ressort donc comme un facteur important pour déterminer la portée de la stratégie de relation presse.

La relation presse à travers le web

La dématérialisation des organes de presse a permis une nouvelle perception de la fonction relation de presse. Ainsi, il ne suffit plus juste de faire recours à des organes de presse papier, la radio ou même la télévision afin de faire diffuser ses messages. Il faut donc penser à immerger également la toile par sa propre actualité. Dans ce sens, les agences spécialisées en relation de presse vous permettent d'obtenir des solutions efficientes en matière d'extension de la relation de presse sur le web. Aussi, la forte présence des journaux et autres médias en version numérique vous permet d'optimiser la mise en place d'une relation de presse basée sur le numérique.

Avantages de la relation presse numérique

La mise en place d'une relation de presse tournée vers le web apporte de nouveaux avantages relativement à la relation de presse traditionnelle. En effet, la plupart des entreprises disposent désormais de leur propre site internet. Il est un secret de polichinelle que tout site web a besoin d'une bonne visibilité afin d'assurer les objectifs de sa création. À cet effet, l'insertion de communiqués sur des sites de presse permettra à votre site web de bénéficier d'un bon référencement à travers la présence de liens sur d'autres sites web. De même, la simple présence de liens vous permettra d'augmenter de façon significative le trafic sur votre site internet. Il s'agit d'une affluence de visiteurs qui fait ressortir instantanément le bénéfice de la mise en place d'une relation de presse 2.0.

Aussi, il n'est pas à négliger le rôle de la réputation numérique dans les performances des entreprises modernes. En effet, ce qu'on dit de vous sur la toile, notamment sur les réseaux sociaux, est dorénavant important pour entretenir l'image de votre entreprise ou de vos produits et services. Pour ce faire, il est utile d'avoir recours à des articles de presse qui pourront améliorer votre image et diffuser des messages positifs sur vous à travers la toile.

Rôle des acteurs du web dans la relation de presse

Il faut également prendre en compte le rôle non moins important des acteurs de la toile que sont les blogueurs, les influenceurs et autres personnes suscitant du trafic. En dehors des organes de presse traditionnels, une stratégie de relation de presse ne pourra se faire efficacement sur la toile sans le recours à ces acteurs de la toile. Une orientation des informations de l'entreprise vers les blogs qui suscitent de l'engouement sur la toile est un excellent moyen pour faire parler de l'entreprise.

La stratégie de relation de presse est une tâche qui nécessite de prendre en compte un certain nombre de facteurs déterminants. Afin de bénéficier des avantages qui découlent d'une bonne implantation de la relation de presse, le recours à un professionnel tel qu'une agence spécialisée demeure une alternative à prendre en compte. Toutefois, il ne faut pas négliger d'envisager la dimension web dans l'élaboration de la relation de presse.